RODO: 5 rzeczy, które musisz wiedzieć zanim ustawa wejdzie w życie

„RODO”, zwane także „GDPR” lub „Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych” zacznie obowiązywać bezpośrednio we wszystkich krajach Unii Europejskiej od 25 maja 2018 r. Rozporządzenie będzie obowiązywać wszystkich, którzy przetwarzają dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Na początek przedstawiamy 5 absolutnie najważniejszych rzeczy, które musisz wiedzieć o RODO:

1. Twoje dane (dane osobowe Twoich klientów) muszą być przechowywane na terenie Unii Europejskiej
2. Twój klient ma prawo do bycia zapomnianym i musisz mu umożliwić usunięcie wszystkich jego danych
3. Twój klient ma prawo zażądać przeniesienia swoich danych do innej firmy
4. Nadal musisz zbierać zgody marketingowe na przetwarzanie danych Twoich klientów
5. Korzystanie z SALESmanago w kontekście zmian wprowadzonych RODO jest w pełni zgodne z prawem

Dane osobowe Twoich klientów muszą być przechowywane na terenie Unii Europejskiej

Zgodnie z zapisami rozporządzenia, transfer danych osobowych do państw poza EU będzie możliwy wtedy, gdy zapewnią one adekwatny poziom ochrony (decyzja Komisji Europejskiej) oraz po zapewnieniu odpowiednich gwarancji tj. na podstawie klauzul modelowych, wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych kodeksów postępowania oraz jeśli zarówno przekazujący, jak i odbierający dane uzyskali „certyfikat europejskiej ochrony danych osobowych”. Mówiąc prościej, dane osobowe a więc i serwery, na których są przechowywane i inna dokumentacja muszą fizycznie znajdować się na terenie UE.

Jesteśmy na to gotowi! Zarówno siedziba główna spółki, jak i nasze serwery są zlokalizowane w Polsce, a więc w 100% spełniają ten wymóg!

Twój klient ma prawo do bycia zapomnianym i musisz mu umożliwić usunięcie wszystkich jego danych

RODO przyznaje osobom fizycznym, których dane osobowe są przetwarzane, wiele nowych nowych uprawnień. Jednym z ważniejszych jest „prawo do bycia zapomnianym”, czyli trwałego usunięcia danych osobowych przetwarzanych przez daną firmę na podstawie zgody marketingowej. Prawo to dotyczy danych przechowywanych zarówno w formie cyfrowej jak i papierowej i kopii zapasowej. Jeśli dane są przetwarzane na podstawie umowy to konieczne jest jej wcześniejsze rozwiązanie. Z tej okazji SALESmanago dostanie nowy przycisk na karcie kontaktu “zapomnij mnie”. To oznacza, że prawo do bycia zapomnianym będzie egzekwowane jednym kliknięciem!

Twój klient ma prawo zażądać przeniesienia swoich danych do innej firmy

Kolejnym przywilejem, który RODO przyniesie konsumentom będzie prawo do żądania przeniesienia danych np. do innego podmiotu przy zmianie umowy. Dotyczy przetwarzania:

• na podstawie zgody
• na podstawie umowy
• jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

Prawo żądania przesłania danych przez administratora bezpośrednio innemu administratorowi obowiązuje jednak tylko o tyle, o ile jest to technicznie możliwe np. systemy są kompatybilne

Nasza platforma odpowiada i na tę potrzebę. W SALESmanago możesz w prosty sposób przekazać wszystkie dane zebrane o kontakcie do systemów zewnętrznych w wygodnej formie – pliku płaskiego lub przez API.

Nadal musisz zbierać zgody marketingowe na przetwarzanie danych Twoich klientów

Do czasu uchwalenia RODO istniał szereg obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych dotyczących m. in. podstaw przetwarzania danych, obowiązku posiadania dokumentacji, obowiązków informacyjnych. Większość z tych kwestii będzie utrzymana przez RODO. Należy jednak pamiętać, że uzyskana zgoda dotyczy przetwarzanie tylko takiej ilości danych, jaka jest potrzebne z punktu widzenia celu przetwarzania (np. wysyłka zamówionego towaru). Jeżeli chcesz skompletować więcej danych, będziesz musiał uzyskać na to zgodę. Oczywiście możesz zaproponować w zamian jakiś gratis – rabat, kupon, lub ebook. Ten zapis wymusi na firmach gromadzących dane osobowe utrzymanie porządku w bazach danych. W uporządkowaniu ich pomoże Ci zestaw reguł automatyzacji połączony przejrzystym system tagów i mechanizmów segmentacji dostępny na naszej platformie!

Korzystanie z SALESmanago w kontekście zmian wprowadzonych RODO jest w pełni zgodne z prawem

SALESmanago jako podmiot przetwarzający dane wdraża procedury zgodne z RODO, w tym m. in.: procedurę zarządzania użytkownikami i dostępem (ewidencja osób upoważnionych), rejestr operacji przetwarzania danych osobowych, politykę monitorowania i reagowania na naruszenia ochrony danych, itd. Ponadto system będzie umożliwiał użytkownikom wykonywanie nowych obowiązków, takich jak realizacja prawa użytkownika do zapomnienia i szyfrowanie przesyłanych przez klientów danych osobowych. Podsumowując – tak, po wejściu w życie RODO korzystanie z SALESmanago nadal będzie zgodne z przepisami prawa.